Upowszechnienie się papieru.

XIX wiek okazał się przełomem w rozwoju biurowości, a to za sprawa upowszechnienia się papieru, który na początku tego był dla wielu osób dobrem wręcz luksusowym. Wytwarzany był głównie ze skrawków szmat, przez co był bardzo trwały,ale i drogi. Na zakup tego produktu stać było głównie klasy najzamożniejsze. Ale nie na długo.

Po odkryciu, że można papier produkować na masową skalę z drewna, stał się on powszechnym środkiem przekazywania i zachowywania informacji zarówno w instytucjach państwowych, jak i w życiu codziennym. Pisanie listów, wydawanie książek, gromadzenie całości dokumentacji wytworzonej przez firmy, stało się od tego momentu o wiele tańsze,a przez to powszechniejsze. Pojawił się problem, gdzie podmioty produkujące masowo dokumenty mają je składować.

Do tej pory były to tradycyjne archiwa zakładowe, najczęściej ukryte w piwnicach lub po strychach, gdzie nikt nigdy nie wchodził. Dziś coraz częściej są tworzone archiwa cyfrowe, choć jeszcze wiele firm waha się nad ich wprowadzeniem, są one przyszłością w nowoczesnej biurowości.

Archiwum cyfrowe-przechowywanie dokumentacji .

Dziś, w XXI wieku wiele się zmieniło,  powoli w chodzimy w okres rewolucyjnych zmian. Choć przedsiębiorstwa nadal są zobowiązane przez prawodawców do przechowywania części wytworzonej dokumentacji  przez określony, zazwyczaj kilkuletnie okres czasu, to forma samych akt powoli ulega zmianie. Z biurek pracowników  zniknęły ciężkie maszyny do pisania, a pojawiły się lekkie komputery osobiste, większa część dokumentacji produkowana jest w formie cyfrowej i w takiej postaci jest tez przechowywana. Po tym jak dany dokument przestaje być użyteczny, trafia on do komórki zwanej archiwum cyfrowe, w której jest przechowywany przez określony czas.

Archiwum cyfrowe jest nie tylko efektywniejsze od zwykłego archiwum zakładowego, jest też od niego tańsze w utrzymaniu, co coraz bardziej przyciąga uwagę potencjalnych użytkowników. Duże powierzchnie magazynów nie muszą być zajęte setkami metrów akta, nie trzeba także zatrudniać pracownika specjalnie do tej komórki. Korzyści, które płyną wprowadzenia  nowoczesnego zarządzania dokumentacją są więc bardzo wymierne.

A co z dokumentacją wytworzoną w sposób tradycyjny?

Nowe technologie przychodzą także na ratunek tym firmom i instytucją, które mają także tradycyjne archiwa zakładowe. Sama czynność jaką jest skanowanie  dokumentacji  trwa bardzo niewiele czasu i pozwala sprawnie uporać się z dokumentacją wytworzoną w sposób tradycyjny. Po wrzuceniu całości zeskanowanych akt na serwer firmowy, całość przyjmuje dokładnie taką samą strukturę, jaką miały przed przed procesem skanowania.

Czy warto więc nadal podtrzymywać prowadzenia archiwum zakładowego kiedy w zasięgu ręki jest archiwum cyfrowe? Każdy musi na to pytanie odpowiedzieć sobie sam. Ale  czas biegnie bezlitośnie i wcześniej czy później archiwum cyfrowe będzie w firmach rzeczą normalną.