Gdy kota nie ma myszy harcują? Kontrola czasu pracy podczas nieobecności szefa
Kontrola czasu pracy nie stanowi przeszkody dla rozwoju firmy
Każdy właściciel firmy, który chciałby rozwijać swój biznes poza rynkiem lokalnym, zmuszony jest poszukiwać współpracowników i klientów na terenie całego kraju i/lub za granicą. Wiąże się to z koniecznością częstych wyjazdów lub spotkań biznesowych. Osobista kontrola czasu pracy podczas podróży jest znacznie utrudniona o ile w ogóle niemożliwa. Oczywiste jest, że sp
otkanie „twarzą w twarz” przyniesie dużo lepsze efekty niż wysłanie e-maila. Tak więc najczęściej w małych i średnich przedsiębiorstwach szef jest dość często nieobecny w siedzibie firmy, właśnie ze względu na robienie networku (jest to tzw. budowanie relacji ze swoimi Klientami). Takie spotkania zaplanowane są zwykle z dużym wyprzedzeniem, ale czasem zaledwie jeden telefon powoduje, że właściciel nagle zmuszony jest opuścić biuro. Najczęściej jednak jest tak, że pracownicy dobrze wiedzą, kiedy pozostaną bez bezpośredniego nadzoru. Wówczas pojawia się pytanie – jak pracują podwładni podczas nieobecności przełożonego, czy przychodzą do firmy planowo i nie wychodzą z niej przed czasem albo czy nie wychodzą w czasie pracy w celach typowo prywatnych?
Kontrola = najwyższa forma zaufania
Dla dobra firmy i spokoju jej właściciela dobrze wykorzystać pośrednią formę nadzoru pracowników, jaką jest elektroniczna kontrola czasu pracy. Dlaczego? Rejestrator czasu pracy, po wcześniejszym zainstalowaniu i szybkiej konfiguracji, umożliwia sprawdzenie aktualnego składu osobowego w firmie i czasu pracy z praktycznie każdego miejsca na świecie. W dobie wszechobecnego Internetu staje się to niezwykle proste i dostępne. Korzystając z urządzenia mobilnego (może to być tablet lub telefon komórkowy np. z systemem Android) i poczty elektronicznej w każdej chwili dostępne są konkretne, oczekiwane informacje i raporty. Taka kontrola czasu pracy w dużym stopniu ułatwi zarządzanie czasem pracy podwładnych. Co więcej, możliwe jest takie zaprogramowanie urządzenia, aby samo poinformowało o zdarzeniach typu spóźnienie pracownika, przedwczesne wyjście z firmy lub też brak wyjścia z firmy po przekroczeniu limitu godzin. Dzięki takiemu systemowi zminimalizowane zostaną wszelkie błędy powstające przy ręcznym kontrolowaniu czasu pracy. Czas zostaje zliczony co do minuty bez pozostawiania miejsca na jakiekolwiek wątpliwości i pola do dyskusji. Kontrola czasu pracy i dane osobowe z nią związane mogą zostać dodatkowo zabezpieczone poprzez zaszyfrowanie, co pozwala na spokojne, bezpieczne użytkowanie systemu. W każdym momencie, kiedy kontrola czasu pracy okaże się zbyteczna, możliwe jest i szybkie i trwałe usunięcie wszystkich danych z systemu.
Niepożądane zachowanie jednego pracownika może negatywnie wpłynąć na resztę zespołu
Jeżeli w firmie pracuje pozorant, lubiący się spóźniać i lekceważący obowiązujący go czas pracy, może to nieść negatywne konsekwencje dla całego przedsiębiorstwa. Taka osoba przyczynia się do kształtowania fikcyjnego obrazu rzeczywistości i ryzyka rozminięcia się firmy z potrzebami i oczekiwaniami jej klientów. Ponadto rzetelni dotychczas pracownicy mogą stracić motywację do skrupulatnego wykonywania swoich zadań. Przełożeni chcąc ukrócić proceder, najczęściej wprowadzają wiele coraz nowszych środków zapobiegawczych. Zwykle jednak skupiają się one jedynie na pracownikach, których największym grzechem jest dodatkowa przerwa na kawę, a dla pozorantów i spóźnialskich stanowią kolejne wyzwanie, jak obejść nowe zasady. W tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem zdaje się być elektroniczna kontrola czasu pracy, która pozwoli na efektywne zarządzanie czasem pracy i dodatkowe generowanie oszczędności – nawet podczas nieobecności szefa. Bez względu na to czy jej powodem jest spotkanie biznesowe, podróż służbowa, czy zasłużony urlop.